«The Living Circle» setzt sich aus vier Fünf-Sterne-Hotels, drei landwirtschaftlichen Betrieben und einem Restaurant zusammen. Wie in vielen Hotels und Restaurants stellt der Fachkräftemangel das Unternehmen aktuell vor grosse Herausforderungen.
Die Herausforderung
Der Fachkräftemangel betrifft besonders die Buchhaltung, die kontinuierlich mit enorm viel Arbeit konfrontiert ist.
Unter anderem liegt das auch an den Besonderheiten der Buchhaltung in Hotels, die zu einem höheren Aufwand führen können – insbesondere wenn es um den Abgleich bargeldloser Zahlungen geht.
Thomas Hildebrand, CFO bei «The Living Circle», stand vor der Frage, wie er sein Team endlich entlasten konnte. Da der aufwändige manuelle Abgleich aller elektronischen Zahlungen über alle Hotels und Restaurants besonders viele wertvolle Stunden in Anspruch nahm, suchte er gezielt nach einer Lösung für die Digitalisierung und Automatisierung der Reconciliation .
Die Lösung
Die intelligente Lösung Matchbox von treibauf importiert alle Daten aus dem PMS und von den Acquirern, gleicht diese Daten automatisch miteinander ab, erstellt im Falle eines erfolgreichen «Matchs» direkt Buchungssätze und exportiert diese in das angebundene ERP.
Das Ergebnis
Im Dezember 2022 rollte «The Living Circle» schrittweise die neue Lösung in den Hotels aus. Für Thomas Hildebrand steht die Einführung der neuen Lösung in allen weiteren Hotels und Restaurants der Gruppe ausser Frage:
«Die Einbindung von Matchbox in unser PMS Protel und unser Buchhaltungssystem Abacus löst für uns mehrere Probleme gleichzeitig: In Zeiten des grossen Fachkräftemangels sorgt die Automatisierung für neue Kapazitäten. Gleichzeitig schafft die Software die nötige Transparenz für ein effektiveres Controlling unserer Umsätze. So werden zum Beispiel Schwachstellen entlang des Prozesses von der Kasse über die verschiedenen Kontrollinstanzen bis zum Geldeingang sichtbar».
Dass die Software nicht nur den transaktionsgenauen Zahlungsabgleich automatisiert, sondern gleichzeitig Einblicke in die Kostenstrukturen der elektronischen Zahlungen liefert, empfindet das Finance-Team von «The Living Circle» als erwähnenswerten Zusatznutzen der Software-Lösung:
«Das war ein ziemliches Aha-Erlebnis: Wir haben plötzlich gesehen, dass unterschiedliche Hotels unterschiedliche Konditionen haben – wohlgemerkt beim gleichen Acquirer. Durch diese neue Transparenz kann man dann natürlich ganz anders in Verhandlungen einsteigen», fasst Thomas Hildebrand die Vorzüge der Payment-Analytics-Funktionen der Matchbox zusammen.
Wenn er das hohe Pensum an Stunden betrachtet, das sein Team bislang für den manuellen Zahlungsabgleich aufwenden musste, ist sich Thomas Hildebrand sicher, dass sich die Gesamtkosten für die Einführung schon nach einem Jahr amortisiert haben werden.
Wer also über die Digitalisierung der eigenen Hotelbuchhaltung nachdenken, sollte sich näher mit dem Potenzial eines automatisierten Zahlungsabgleichs beschäftigen. Die komplette Story lesen Sie hier.
