Marzia Zeqiraj, Marketing Manager des «Einstein St. Gallen», erklärt im Interview, wie das Ticketsystem von e-guma den operativen Aufwand erheblich reduziert und gleichzeitig den Gästen ein nahtloses Eventerlebnis bietet.
Marzia Zeqiraj, was sind für Sie die grössten Herausforderungen als Hotel, das Veranstaltungen anbietet?
Die grösste Herausforderung liegt darin, dass Menschen heutzutage deutlich spontaner agieren und sich im Vergleich zu vor einigen Jahren oft erst sehr kurzfristig für Events anmelden.
Welche besonderen Events bieten Sie zur Weihnachts- und Silvesterzeit an?
An Heiligabend und an Weihnachten präsentieren Sebastian Zier und Richard Schmidtkonz mittags und abends ein exquisites 7-Gänge-Menü, begleitet von perfekt abgestimmten Weinen. Auch im Bistro St. Gallen gibt es ein spezielles Weihnachtsmenü. Zu Silvester laden wir zu drei Veranstaltungen ein: einem festlichen 8-Gänge-Gourmet-Menü, einem gemütlichen Fondue chinoise im Bistro St. Gallen und einem eleganten Tanzball mit Livemusik und einem erlesenen 5-Gänge-Menü.
Worauf achten Sie speziell bei der Vorbereitung Ihrer Weihnachts- und Silvesterevents?
Bei der Vorbereitung unserer Weihnachts- und Silvesterevents legen wir Wert darauf, ein unvergessliches Erlebnis mit exquisitem Essen zu bieten. Aus Erfahrung wissen wir, dass unsere Gäste beim Silvester-Tanzball vor allem Livemusik und eine grosszügige Tanzfläche schätzen.
Wie haben Sie Ihre Events vor der Einführung von e-guma gemanagt, und was hat sich mit dem e-guma Ticketsystem verändert?
Durch den Einsatz von e-guma hat sich der Arbeitsaufwand erheblich reduziert, da viele Prozesse nun automatisiert ablaufen. Früher mussten wir uns mit mühsamen Excel-Listen behelfen; jetzt ist alles zentral und übersichtlich in einem einzigen System verfügbar. Wir haben alle Kontaktdaten der Gäste im Blick, und manuelle Kreditkartenabbuchungen entfallen. Der gesamte Prozess ist jetzt für alle involvierten Abteilungen wesentlich effizienter. Mitarbeitende können jederzeit eigenständig auf Eventteilnehmerlisten zugreifen, ohne auf eine bestimmte interne Stelle angewiesen zu sein.
Durch den Einsatz von e-guma hat sich der Arbeitsaufwand erheblich reduziert, da viele Prozesse nun automatisiert ablaufen.
Wie erleben Sie das Erfassen Ihrer Events im e-guma Ticketsystem?
Das Erfassen von Events im e-guma Ticketsystem ist einfach und unkompliziert. Für jede Veranstaltung können individuell verschiedene Einstellungen vorgenommen werden. Wiederkehrende Events lassen sich bequem kopieren, sodass wir nicht jedes Mal alle Daten neu eingeben müssen. Zudem können wir das Frontend ganz nach unserem Corporate Design gestalten.
Wie unterstützt e-guma Ihre beliebten Cocktailkurse?
Mit e-guma können wir unsere Cocktailkurse problemlos online stellen und den Ticketverkauf effizient abwickeln. Am Veranstaltungstag laden wir einfach die Teilnehmerliste herunter und gleichen sie mit den vorliegenden Tickets ab. Falls eine Umbuchung erforderlich ist, lässt sich das mit e-guma schnell und unkompliziert erledigen.
Wie bewerben Sie Ihre Weihnachts- und Silvesterevents?
Wir nutzen eine Kombination aus unserer Website, Social Media, Newslettern, Anzeigen und internen Bildschirmen, um unsere Weihnachts- und Silvesterevents effektiv zu bewerben.
Wie handhaben Sie Stornierungen? Gibt es Rückerstattungen?
Wir legen eine Frist fest, innerhalb derer Tickets kostenlos storniert und erstattet werden können. Mit e-guma ist es zudem ganz einfach, Tickets auf eine andere Veranstaltung umzubuchen.
Lohnt sich der Einsatz eines Saalplans, und wie erleichtert er die Eventorganisation?
Unsere Erfahrungen mit dem Saalplan sind äusserst positiv. Für die St. Galler Comedy Nacht, die wir bereits zum zweiten Mal ausrichten, erweist sich der Saalplan als ideale Lösung. Er ermöglicht unseren Gästen, bei der Ticketbuchung ihren Sitzplatz selbst auszuwählen – ein Wunsch, der bei solchen Veranstaltungen oft besteht. Für uns als Veranstalter bietet der Saalplan den zusätzlichen Vorteil, dass wir beispielsweise Plätze für Sponsoren oder VIP-Gäste im Voraus blockieren können.
Wem würden Sie e-guma weiterempfehlen?
Allen touristischen Betrieben, die ihre Prozesse automatisieren und effizienter gestalten möchten. e-guma bietet uns zahlreiche Vorteile, da wir alles zentral in einem System verwalten und Informationen gebündelt an einem Ort abrufen können. Das benutzerfreundliche Tool erleichtert unseren Mitarbeitenden die Arbeit erheblich und schafft dadurch mehr Zeit für andere Aufgaben.
Dieser Fachartikel ist in Zusammenarbeit mit e-guma entstanden.
e-guma Ticketsystem
e-guma ist 2005 aus der Hotellerie entstanden und kennt daher die Bedürfnisse und Herausforderungen der Hotel- und Gastrobranche sehr genau. Heute ver-kaufen, verwalten und vermarkten über 1500 begeisterte Kunden ihre Gutscheine, Tickets und neu auch Produkte mit der e-guma Cloudsoftware mit integriertem Onlineshop. Das Unternehmen spricht Ihre Sprache und bietet einen viel gelobten Support sowie eine persönliche Beratung.
