Kein Einzahlungsschein mehr ohne QR-Code

Weshalb wurde der Einzahlungsschein mit QR-Code eingeführt?

Um die Wettbewerbsfähigkeit des Schweizer Zahlungsverkehrs sicherzustellen, war aufgrund wachsender regulatorischer Anforderungen sowie der fortschreitenden Digitalisierung eine Anpassung an internationale Standards notwendig und sinnvoll. Durch diese Anpassung konnten die bestehenden Zahlungsprozesse modernisiert, vereinfacht und kostengünstiger gestaltet werden. QR-Rechnungen sind ein wichtiger Bestandteil davon, denn sie erfüllen im Gegensatz zu bisherigen Zahlungsvorlagen alle regulatorischen Anforderungen und unterstützen die Weiterentwicklung digitaler Geschäftsprozesse. Damit wurde die Basis für reibungslose digitale Prozesse im Zahlungsverkehr geschaffen.

Untersuchungen von GFS Bern zum Ersatz der heutigen Zahlungsvorlagen zeigen, dass die Umstellung von Unternehmen auf ein QR-IBAN-Konto an Fahrt gewinnt. Rund zwei Drittel aller Schweizer Unternehmen planen bereits, die Umstellung termingerecht abzuschliessen. 94 Prozent der befragten Unternehmen kennen die Umstellungspflicht und 81 Prozent das genaue Enddatum der Übergangsfrist für die Vorlagen, da ab dem 1. Oktober 2022 Zahlungen mit roten und orangen Einzahlungsscheinen in der Schweiz nicht mehr möglich sind. Spätestens zu diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen QR-Rechnungen ausstellen können. Die Studie zeigt auch, dass das QR-Konto im Alltagseinsatz überzeugt: Wer die Änderungen bereits vorgenommen hat, macht im Allgemeinen positive Erfahrungen und ist mit der Nutzung zufrieden.

Was ändert sich für Rechnungssteller und Zahlungsempfänger?

Neben den Zahlungsinformationen können Transaktionen weitere Daten enthalten wie beispielsweise die Rechnungsnummer des Rechnungsempfängers oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese zusätzlichen Informationen erleichtern die Registrierung von Belegen. Eine manuelle Eingabe oder Vervollständigung ist nicht mehr erforderlich. Alle für die Zahlung erforderlichen Informationen sind im QR-Code enthalten und werden auch auf den Zahlungs-QR-Beleg gedruckt. Zahlungsinformationen können somit auch ohne technische Mittel ausgelesen werden.

Können die QR-Codes international eingesetzt werden?

Tatsächlich entscheidet jede Bank für sich, ob sie den Schweizer Zahlungsverkehrskodex einführt. Ob internationale Banken dies tun, können wir nicht beeinflussen.

Welcher Handlungsbedarf besteht für Rechnungssteller?

Zahlungsverkehr und insbesondere Verbindlichkeiten und Forderungen von Kontoausstellern mit Hard- und Softwarelösungen müssen vorab konvertiert werden. Unternehmen, die noch nicht migriert sind, sollten sich umgehend mit ihrer Bank und ihrem Softwarepartner in Verbindung setzen. Sie bieten bei den notwendigen Planungsarbeiten und der Umstellung auf eine QR-Rechnung oder E-Rechnung Unterstützung.

Die bisherigen orangen/roten Einzahlungsscheine werden Ende September ausgemustert und durch das Nachfolgeprodukt QR-Rechnung ersetzt. Bald können Beherbergungsbetriebe ihren Abrechnungsprozess nur noch mit QR-Rechnungen oder E-Rechnungen verwalten. Dazu braucht es Anpassungen – insbesondere in Bezug auf Kreditoren-, Debitoren- und Zahlungssoftware sowie Hard- und Software von Lesegeräten und Scanning-Plattformen. Stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Schritte früh genug einleiten, damit Sie QR-Rechnungen zeitnah und nahtlos einführen können.[IMG 2]

Mit Protel from Planet und Rebag Data können Sie schnell und einfach den QR-Code als Zahlungsvorlage erstellen. Damit stellen Sie Ihren Gästen die benötigten QR-Rechnungen bereit. Sie müssen lediglich eine QR-IBAN-Nummer bei Ihrer Bank anfordern und an das Unternehmen senden. Rechnungen, die per Debitorenzahlungsart bezahlt wurden, können nun von Hotelgästen per QR-Code beglichen werden. Nach der Rechnungsstellung, die automatisch einen QR-Code-Bereich enthält, können Sie mit wenigen Klicks eine QR-Rechnung generieren.

Sandro Berger ist Geschäftsführer der Rebag Data AG.