Erste Tagungshotels bieten neben einer für den Gast nicht stornierbaren und einer stornierbaren auch eine Rate an, die sowohl der Gast als auch der Gastgeber jederzeit annullieren können. «Es geht darum, auf Augenhöhe mit dem Gast zu arbeiten», erklärt Sebastian Wetzler. «Wir wollen ein Bewusstsein dafür schaffen, dass wir eine Leistung erbringen, die auch bezahlt werden muss.» Bei diesem Preisgestaltungsmodell habe man sich an den Flex-Tickets der SBB orientiert. «Diese flexiblen Raten werden auch im Hotel sehr häufig gebucht», so der Berater. Jetzt sei die Zeit, Veränderungen anzustossen und die Betriebe für die Zukunft aufzustellen.
Der Unternehmensberater betont: «Um die in Zukunft höheren Waren-, Energie- und Personalkosten tragen zu können, brauchen gastgewerbliche Betriebe neben höheren Preisen auch bessere oder überhaupt Reservierungskonditionen, um diese in einem zweiten Schritt dann auch durchsetzen zu können.» Das schaffe Verbindlichkeit und ermögliche es den Gastgebern, endlich wieder auf Augenhöhe mit ihren Gästen zu arbeiten.
Finanzielle Sicherheit dank Vorauskasse
In der Praxis empfiehlt es sich, eine Anzahlung oder Vorauskasse zu verlangen. «Denn es ist stets einfacher, etwas, das man bereits hat, zu behalten, statt etwas Neues einzufordern», so Wetzler. Das kann entweder bei der fixen Reservierung passieren oder spätestens bei der detaillierteren Besprechung. Wichtig ist, dass dieser Vorgang technisch funktioniert. Zusammen mit dem Steuerberater und Kassenhändler sollte deshalb das genaue Prozedere einer solchen Anzahlungsrechnung abgestimmt werden.
Eine Anzahlung oder Vorauskasse ist mit dem Verkauf eines Gutscheins, welcher für diese spezielle Veranstaltung gültig ist, zu vergleichen. Der Gast bezahlt für eine Leistung, die er später in Anspruch nehmen wird. Wird dieser Verkauf im Betrieb in der Kasse getippt, wird sowohl ein Artikel für den Verkauf wie auch ein entsprechender Finanzweg beim Einlösen benötigt.
Sichere Buchungs- und Reservationspraktiken
Alternativ zu einer Vorkasse kann, wie im Hotelbereich üblich, auch eine Kreditkartennummer bei Buchung angefordert werden. Diese kann im Falle einer Stornierung belastet werden. Reserviert der Gast einen Tisch im A-la-carte-Restaurant, kommt rein rechtlich gesehen noch kein Vertrag zustande. In diesem Fall empfiehlt es sich, ein bis zwei Tage vor dem vereinbarten Termin per E-Mail oder per Telefon an die Reservierung zu erinnern, um mehr Verbindlichkeit herzustellen.
Zudem kann es auch helfen, Stornierungsbedingungen zu kommunizieren. Wenn vorher ein Menü und ein Preis vereinbart wurden, kommt ein verbindlicher Bewirtungsvertrag zustande. Um vor allem bei grösseren Veranstaltungen auf der sicheren Seite zu sein, wird am besten ein schriftlicher Vertrag abgeschlossen.
Eine Bankettvereinbarung und zugehörige AGB sollten für jeden F&B-Bereich entworfen werden. Ziel dieser Reservierungskonditionen ist es, Verbindlichkeit zu schaffen. Ist ein Vertrag zustande gekommen und wurden die Stornierungsgebühren kommuniziert, bedarf es triftiger Gründe des Gastes, eine Leistung abzusagen.
Wer die reservierte Personenanzahl bei einer Familienfeier tatsächlich bezahlt, meldet kurzfristige Absagen eher, als jemand, der weiss, dass er nur für die Gäste bezahlt, die tatsächlich kommen. Der Hotelier oder Gastronom kann dann immer noch entscheiden, ob er auf seinem Recht beharrt und Kosten zurückfordert, getätigte Anzahlungen bei einem späteren Besuch anrechnet oder dem Gast sogar gänzlich entgegenkommt.
Dieser Fachartikel ist in Zusammenarbeit mit Wetzler Hospitality Consulting entstanden.
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